Gratis-Software fürs Büro

Auf dem Markt gibt es für fast jedes Problem, das im Arbeitsalltag entsteht, eine Software, die bei der Überwindung des Problems hilft. Wer glaubt, dass qualitativ hochwertige Software immer teuer sein muss, irrt. Es wimmelt nur so von Gratissoftware, die Unterstützung in vielen Bereichen liefern und häufig den Vergleich mit kommerzieller Software nicht scheuen müssen.

Dabei unterscheidet man zwischen vier verschiedenen Möglichkeiten, Software kostenlos zu nutzen.

Freeware und Open-Source-Software ist Software, die kostenlos genutzt werden kann. Shareware kann zunächst frei installiert werden, muss aber nach einer gewissen Zeit bezahlt werden. Und Probesoftware kann nur für eine bestimmte Zeit kostenlos getestet werden, wird dann aber kostenpflichtig.

Den Dschungel an Freeware und Open-Source-Software zu lichten, kostet zwar kein Geld, dafür aber jede Menge Zeit. ebigo.de hat daher Vorarbeit geleistet und zu vielen Arbeitsbereichen im Büroalltag passende Gratissoftware herausgesucht. Aber Achtung: Statt Ihre Mitarbeiter zu ermuntern, interessante Software selbst herunterzuladen, sollten Sie ein Verfahren finden, mit dem Sie einerseits Ihren Mitarbeitern den Büroalltag erleichtern helfen, andererseits dem Download von Malware oder Produktivitätskillern Einhalt gebieten.

Sicherheit

Ein Virenschutz gehört auf jeden Rechner. Mit Gratisprogrammen wie AVG Anti-Virus von AVG Technologies, AntiVir von Avira oder MySecurityCenterAntivirus  können Nutzer Malware abwehren, ohne einen Cent in Lizenzen zu investieren.

Auch eine Firewall, die das Surfen im Internet absichert, können PC-Besitzer als kostenlose Freeware installieren. Hier empfehlen sich Programme wie „ZoneAlarm“ oder „Ashampoo Firewall Free“.

Wer täglich seine wertvolle Arbeitszeit damit verschwendet, aus Werbe-Mails für Viagra die wirklich wichtigen Mails herauszufiltern, sollte dringend einen Spamfilter installieren. Auch hier gibt es Freeware, die sich in ihrer Qualität von kommerziellen Lösungen kaum unterscheidet. Empfehlenswerte Programme sind beispielsweise „Spamihilator“, „Spamfighter“, „ISSB-SPAMTrash“ oder „SpamPal“.

Bildbearbeitung

Geht es um ein kostenloses Tool zur Bildbearbeitung, fällt meist als erstes ein Name: „Gimp“ ist zwar zunächst gewöhnungsbedürftig, bietet dann jedoch alle Funktionen einer kommerziellen Lösung, zum Teil sogar noch mehr. Mit „Ultimate FX“ können Hobbyfotografen ihre Fotos mit Effekten versehen. Rund 120 verschiedene bietet die Lösung, darunter einen viel gepriesenen Farbfilter. Mit „XNView + NConvert“ können über 400 Formate angezeigt und in 40 Formate abgespeichert werden. „Ultimate Paint Standard 2.86 LE“ ist eine Grafiksoftware zum Erstellen, Betrachten und Bearbeiten von Bildern.

Unternehmen, die eigene Bilder - beispielsweise selbst fotografierte Produktfotos - ins Internet stellen, sind meist nicht sehr erpicht darauf, diese dann unautorisiert auf anderen Websites zu finden. Doch keine Sorge: Auch hierfür gibt es ein Gratistool: „Copyrightleft“ versieht eigene Bilder mit einem Copyright-Hinweis direkt im sichtbaren Bild. Unterstützt werden alle gängigen Bildformate wie JPG, BMP oder PNG. Schriftart, Text sowie Hintergrund- und Schriftfarbe können individuell festgelegt werden.

E-Mail-Empfang

Auch wenn Microsofts „Outlook Express“ schon fast als Synonym für ein E-Mail-Programm gilt - es gibt auch andere Lösungen, die kostenlos genutzt werden können. Die wahrscheinlich beste Alternative zu Microsoft ist „Thunderbird“. Das Programm ist Experten zufolge schneller als die kommerzielle Konkurrenz, bietet die gleichen Features und kann um individuelle Features ergänzt werden.

Auch von „Eudora“ gibt es eine kostenlose Light-Version, die allerdings weniger Features enthält als die kostenpflichtige Vollversion, sowie eine komfortablere werbefinanzierte Version. Größte Pluspunkte der Lösung sind umfangreiche Such- und Filteroptionen sowie ein komfortables Adressbuch.

Wer es ein bisschen bunter mag, kann einen Blick auf „IncrediMail“ werfen. Die Bedienung ist Outlook nachempfunden. Zusätzlich gibt es unterhaltsame Features wie hunderte von E-Mail-Hintergründen, animierte 3D-Effekte oder Emoticons.

Textverarbeitung

Wer sich einen neuen Rechner kauft, ärgert sich meist, wenn er neben dem PC-Anschaffungspreis noch über 100 Euro für eine neue Version von „Microsoft Office“ hinblättern muss. Doch auch hier gibt es Alternativen, wie beispielsweise „Open Office“. Das Open-Source-Projekt hat das ambitionierte Ziel, zur international führenden Office-Suite zu avancieren. Im Paket enthalten sind Applikationen zum Erstellen von Textdokumenten, Tabellen, Zeichnungen, Präsentationen, Webseiten und mathematischen Formeln.

Wenn es darum geht, PDF-Dateien zu erstellen, braucht man nicht auf die sündhaft teuren Angebote von Adobe zurückzugreifen. Mit Gratis-Programmen wie „PDfree“, „Word to PDF“ oder „FreePDF“ können doc-Dateien in der Druckfunktion der Office-Software in PDF-Dateien konvertiert werden. Wenn es darum geht, unterschiedliche PDF-Dateien zusammenzufügen oder mit Passwortschutz zu versehen, ist „PDF Blender“ einen Blick wert. Voraussetzung für den reibungslosen Betrieb ist der Open-Source-Postscript-Interpreter "Ghostscript", der unter www.cs.wisc.edu/~ghost zum Download bereitsteht.

Zur gelegentlichen Erstellung von HTML-Seiten im Web lohnt sich der Download von „Ftp4Pro“. Die Bedienoberfläche des Multi-Texteditors ist so einfach gestaltet, dass auch Anfänger damit umgehen können. Sämtliche Entwürfe können über eine Vorschau betrachtet werden. Fehler werden so leichter behebbar.

Wer sich bislang geärgert hat, weil er ZIP-Dateien nicht öffnen konnte oder andere Empfänger ärgerte, wenn er mehrere Megabyte große Dateien per Mail verschickte, braucht dringend einen so genannten „Packer“. Die kommerzielle Variante heißt „WinZip“. Aber natürlich gibt es auch hier eine Reihe von kostenlosen Alternativen. Zu den besten zählt „7-Zip“. Experten zufolge bietet das Programm sogar bessere Kompressionsraten als die kostenpflichtige Konkurrenz.

Wer viele Daten-CDs produziert - sei es für Kunden oder zur internen Archivierung - kann mit dem Programm „CD Cover“ professionell wirkende Einlegeblätter produzieren. Ähnliche Dienste leisten „Cover CD“ oder „CoverLight“. Zur Erstellung von CD-Labels ist die Lösung „Corsign“ empfehlenswert.

Büro-Organisation

Auch Adressverwaltungsprogramme gibt es als kostenlose Freeware. Von den Nutzern von Freeware.de am besten bewertet wird „Addex“. Wer viel telefoniert und Gesprächsnotizen tätigen muss, findet in „ActiPOINT“ ein nützliches Helferlein, allerdings nur, wenn Lotus Notes im Einsatz ist.

Arbeitszeiterfassung erfolgt benutzerfreundlich mit Gratis-Software wie „actiTIME Basic“ oder „Activity Report“.

Bei der Projektplanung unterstützen Tools wie „Auto Project Planner“. Hier können Projektpläne auf Grundlage von Abschätzungen und Terminen aufgestellt werden. „Assente Free“ ist ein netzwerkfähiger Terminplaner für Arbeitsgruppen in Unternehmen.

Auf die Einhaltung von Terminen achten Terminverwaltungs-Applikationen wie „addacta - Remind me“, mit der beliebige Dateien auf Wiedervorlage gelegt werden können, oder „AddOffice“, einer Ergänzung zu einem Terminplaner wie Outlook, der fehlende Funktionen der kommerziellen Lösungen wie Schulferientermine der einzelnen Bundesländer etc. ergänzt. Auf die Druckfunktion wartet man in der Freeware-Version allerdings vergeblich.

Unter den Gratis-Programmen zur Auftragsverwaltung lohnt für Handwerker und Dienstleister „A1-Faktura“ einen Blick. Damit können Vorlagen für Angebote und Rechnungen erstellt werden. Wer mehr Features benötigt, kann kostenpflichtig Module für OP-Verwaltung, eine Datanorm-Schnittstelle, Netzwerkfähigkeit oder Mandantenfähigkeit kostenpflichtig nachrüsten.

Existenzgründern auf der Suche nach einer kostenlosen Büro-Software sei „Azuro Office light“ ans Herz gelegt. Sie umfasst Adress- und Auftragsverwaltung und ermöglicht es Herstellerangaben zufolge, innerhalb weniger Minuten das erste Angebot oder die erste Rechnung zu erstellen.

Wer Probleme hat, sich all die unterschiedlichen Passwörter für Websites, Programme & Co. zu merken, sollte die Applikation „AllMyPasswords“ downloaden. Hier können alle Passwörter sicher vor dem Zugriff unberechtigter gespeichert werden.

Unterstützung für mobile Mitarbeiter

Mitarbeiter, die viel unterwegs sind und sowohl mit Laptop als auch stationärem PC arbeiten, finden in „FullSync“ ein nützliches Helferlein. Dieses synchronisiert Daten zwischen Desktop-PC und mobilem Begleiter.

Ihre Dienstreisen können sie mit kostenlosen Fahrtenbuch-Applikationen wie „Fahrtenbuch 2006“ oder „Excel Vorlage Fahrtenbuch 2009“ festhalten.

System

Ist der Rechner auffällig langsam geworden, hilft es vielleicht, die Festplatte frei zu räumen. „XP-Clean“ ist ein Gratis-Cleaner, der Spyware-Komponenten entfernt, ungebrauchte Einträge in der Registry löscht, Internet-Spuren wie Cookies oder temporäre Internet-Dateien verwischt. Eine Alternative dazu ist „EasyCleaner“, der seine Stärken vor allem beim Durchforsten der Registry nach fehlerhaften Einträgen und überflüssigen Dateien zeigt.

Schafft der mitgelieferte De-Installer von Windows es nicht, alle Komponenten installierter Programme zu löschen, kann „Total Uninstall“ weiterhelfen. Es dokumentiert alle Veränderungen, die während einer Programm-Installation am System vorgenommen wurden, und führt eine saubere Deinstallation durch.

Zu mehr Arbeitsspeicher verhilft das Programm „FreeRAM XP Pro“.