Nix wie weg

"Großbank lagert IT-Bereich aus - Dienstleister übernimmt 10.000 Mitarbeiter": Meldungen wie diese sorgen seit Jahren für Schlagzeilen in der Wirtschaftspresse. Outsourcing ist "in", und immer mehr Konzerne legen ihre komplette IT-Infrastruktur in die Hände externer Servicefirmen. Dabei wird eines oft übersehen: Im Mittelstand ist die Auslagerung von IT-Aufgaben längst gang und gäbe. Denn hier ist der Erfolgsdruck höher als anderswo.

Kommen Ihnen folgende Situationen auch bekannt vor:

• Ihre IT-Systeme kosten Sie wertvolle Zeit und vor allem Nerven?
• Schon wieder ist eine Datei verschwunden?
• Sie stoßen immer wieder auf IT-Fragen, bei denen Ihnen das Fachwissen fehlt?
• Benötigt Ihr Administrator schon wieder Budget für neue Hardware?

Moderne IT-Landschaften bestehen heute aus fast beliebig vielen Systemen und damit diese auch wirklich funktionieren, muss eine Vielzahl unterschiedlichster Hardware- und Softwarekomponenten stabil und reibungslos zusammenspielen. Ob Drucker oder Mailserver, ob Office-Anwendung, Internet-Browser oder Buchhaltungs- / Warenwirtschaftssystem, ob Backup oder Virenschutz ... die Komplexität und Vielschichtigkeit zeitgemäßer IT-Landschaften erfordern umfassende Kenntnisse und bedarfsgerechte Betreuung.

Und das nicht nur bei Großunternehmen: „Die externe Betreuung Ihrer IT-Infrastruktur lohnt sich bereits bei 20 Mitarbeitern und hilft Ihnen, binnen kürzester Zeit effektiv Geld und Ressourcen zu sparen“, sagt Michael Lücke, Leitung IT-Service beim bayerischen Outsourcing-Dienstleister m.a.x. IT.

In der Tat gibt es eine Reihe guter Gründe, die Unternehmen dazu bringen können, ihre IT-Systeme an externe Dienstleister auszulagern:

- Höhere Konzentration auf die eigenen Kernkompetenzen
- Mangel an Know-how oder qualifizierten Mitarbeitern
- Höhere Leistung und bessere Performance
- Optimale Skalierbarkeit
- Kosteneffektivität / Kostenreduktion durch geringere Total Cost of Ownership
- IT-Kosten klar kalkulierbar
- Mobilität der Arbeitsplätze und Daten
- Schnellere Reaktion auf Veränderungen
- Keine eigenen Investitionen (Software, Hardware, neue Technologien)
- Klar definierte Ansprechpartner
- Einfachere Clients, verlängerter Lebenszyklus der aktuellen installierten Clients
- Produktivitätsgewinn beim Endbenutzer
- Konzentration auf die Kernkompetenzen des auslagernden Unternehmens

Darüber hinaus spielen natürlich auch Kostenreduktionen eine wichtige Rolle: Die Unternehmen sparen durch IT-Outsourcing Wartungs- und Unterhaltungskosten der eigenen Server-Infrastruktur, Betreuungs- und Supportaufwand, Raumkosten, Kosten für Datensicherung, Folgeinvestitionen in Hardware und Software sowie in Sicherheit und Datenschutz. Stattdessen sind die Betriebs-Gesamtkosten budgetierbar pro User und Monat und die berechtigten Nutzer haben via Remote-Access vereinfachten Zugang zu den Anwendungen.

Aber Vorsicht: Ganz so einfach, wie die Hochglanz-Prospekte der Outsourcing-Dienstleister versprechen, ist ein derartiger Schritt dann doch nicht. Gerade KMUs begeben sich hier oft auf ungewohntes Terrain. Der Firmenchef kennt sich in der Materie nicht aus und will das Projekt schnell über die Bühne bringen. „Da liegt die Versuchung nahe, ein paar renommierten Outsourcern die wesentlichen Grunddaten zu nennen, sich drei wohlklingende Angebote erarbeiten zu lassen und von diesen das billigste zu nehmen“, wissen die Experten von der Frankfurter Unternehmensberatung Clearview aus der eigenen Praxis-Erfahrung.

Doch so funktioniert es in den seltensten Fällen. Clearview empfiehlt darum, sich bereits im Vorfeld detaillierte Gedanken zu machen und jede Einzelheit in objektiven Wirtschaftlichkeitsrechnungen durchzukalkulieren. Dabei sollten nicht nur die Kosten, die der Dienstleister in Rechnung stellt, berücksichtigt werden, sondern auch alle sonstigen relevanten Kosten - zum Beispiel für einen Projektverantwortlichen inhouse oder für die Beendigung des Projektes einbezieht. Das braucht am Anfang zwar Zeit, schützt aber vor bösen Überraschungen. Und die kosten am Ende deutlich mehr Arbeitskapazität, Nerven und Geld, als es dem Auftraggeber lieb sein kann.

Weitere Problemfelder, die Unternehmen bei der Entscheidung für oder gegen IT-Outsourcing berücksichtigen sollten, sind:

- die Qualität der ausgelagerten Prozesse, die nur indirekt beeinflusst werden kann
- Abhängigkeit von Drittunternehmen
- Verlust von internem Know-How im ausgelagerten Unternehmensbereich
- mangelhafter Schutz des Know-Hows bei der Vergabe von Leistungen an Dritte
- Unterbindung informeller Kontakte z. B. zwischen Fertigung und Konstruktion, aus denen neue Ideen für Verbesserungen entstehen
- unzureichende Wettbewerbsdifferenzierung, da externe Dienstleister prinzipiell auch den Konkurrenten zur Verfügung stehen

Schlussendlich ist es aber auch wichtig, die eigene Belegschaft in das Projekt zu integrieren. Fast immer sorgt es für Unruhe, wenn Outsourcing-Pläne bekannt werden - sei es, weil Arbeitsplätze wegfallen, weil weitere Mitarbeiter sich vor Job-Verlust fürchten oder Teile des Personals mit Komplikationen im Arbeitsablauf rechnen ("Wie soll das funktionieren?", "Die kennen sich doch gar nicht in unserem Betrieb aus.", "Ich kann doch nicht wegen jedem kleinem Computer-Problem eine fremde Firma kommen lassen."). Hier ist vom Firmenchef Überzeugungsarbeit zu leisten. Schließlich ist es mit der Auftragsvergabe allein nicht getan: Die reibungslose Zusammenarbeit zwischen den externen Dienstleistern und der Stammbelegschaft ist die Voraussetzung für jedes erfolgreiche Outsourcing-Projekt.

Da IT-Outsourcing auf den zweiten Blick doch komplexer ist als man denkt, testen viele Unternehmen die Möglichkeit darum lieber erst einmal aus, in einzelnen Aufgabenbereichen etwa. Man spricht in diesen Fällen von „Outtasking“ statt „Outsourcing“. So ein Teilprojekt kann durchaus sinnvoll sein, um Erfahrungen zu sammeln und unnötige Risiken zu vermeiden.